Сопроводительное письмо

Приступая к поиску работы, соискатель тщательно готовит портфолио, стараясь особенно подчеркнуть свои качества как специалиста, выделить значимые этапы трудовой деятельности. При этом, зачастую игнорирует такой существенный элемент, как сопроводительное письмо.

Данная практика диктуется давно сложившимися нормами поиска работы на европейском рынке трудовых ресурсов и порядком ведения деловой переписки. Оно сопровождает представляемый нанимателю или рекрутеру пакет документов: резюме, копии дипломов. Крайне удобно, поскольку:

  • подтверждает факт передачи резюме;
  • поясняет, какую вакансию рассматривает соискатель;
  • содержит краткие сведения о кандидате.

Определяющая цель написания прилагаемой пояснительной записки – пробудить внимание к портфолио, подчеркнуть особый интерес к работе, способ повысить шансы быть замеченным уже на этапе анализа поступивших на открытую вакансию заявок. Прилагая её, кандидат коротко сообщает о себе, своем желании занять вакантное место, мотивацию к работе в компании и проявляет уважение к рекрутеру.

Пояснительную записку изучают перед ознакомлением с резюме. Она влияет на оценку последующей информации о кандидате.

Главным образом пояснительные записки предоставляются на позиции руководителей высшего и среднего звена, и это не удивительно. Кандидаты на высокие посты обычно имеют значительный багаж знаний, правильную мотивацию – заинтересованность в совершенствовании деятельности предприятия и продвижении его на рынке. Все отражается в сокращенном виде в сопроводительном письме и более детально– в резюме.

Пояснительная записка по объёму может быть короткой. Пример:«Добрый день! Прошу рассмотреть мое резюме на вакансию менеджера».

Или развернутой, то есть содержать больше сведений не только о желании кандидата занять вакантную должность, но и о том, например, откуда поступили сведения о наличии данной вакансии.

Основные принципы оформления сопроводительного письма

  • пояснительная записка печатается отдельно от резюме (в электронном варианте – в теле сообщения, в факсимильном – на первом листе);
  • должна состоять из нескольких не длинных абзацев, выражающих законченную мысль (в соответствии с правилами оформления деловых писем – первый и последний абзацы состоят не более чем из 4 строк, остальные – не более 8);
  • для лучшего восприятия используется шрифт Times New Roman Cyr размером 13, 14, 15 через 1–2 межстрочных интервала; документ должен иметь поля (не менее): левое – 20 мм; правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.
  • в тексте должны быть указаны реквизиты в полном объёме;
  • записка по объёму должна быть краткой, без дублирования сведений, содержащихся в резюме.

Высокая культура внешнего оформления вызовет интерес рекрутера.

Стиль сопроводительного письма

Во-первых, весь документ нужно выдержать только в деловом стиле, кроме того не забывать про чувство меры. Конечно, себя нужно похвалить, но это необходимо подавать так, чтобы выводы о вас человек мог сделать абсолютно самостоятельно.

Даже если вы умеете писать красивые сочинения и рассказы, не нужно его показывать вплоть до конца заявки. Это лишнее. Какие-либо сложные обороты, риторические вопросы и интрига здесь также не уместны. К тому же такое оформление могут расценить как излишнюю самонадеянность, а это никого не красит. Так что лучше оставить свой юмор при себе и не выносить его в такой важный документ. Иначе вы спутаете сами себе все карты.

Конечно, после такого письма вас захотят увидеть воочию, но ничего хорошего это не принесет. В жизни всякое бывает.

При написании сопроводительного письма используют официально-деловой стиль.

  • Нейтральный тон изложения – норма официально-делового общения, свидетельствующая о деловом, не личном характере взаимоотношений между соискателем и потенциальным работодателем (рекрутером), наличии определенной дистанции между ними, из языка исключаются слова с эмоционально-экспрессивной окраской, отсутствуют уменьшительно-ласкательные суффиксы, междометия;
  • Точность и ясность выражений – структурированность текста, логичность изложения и чёткость формулировок, при необходимости, использование терминологии, использование устойчивых оборотов речи;
  • Лаконичность (краткость) текста — экономное использование языковых средств, исключение слов и выражений не несущих нужных сведений. Данное требование к тексту письма продиктовано потребностью максимально уменьшить объем без потери смысла с целью сокращения времени на обработку и восприятие информации.

Структурирование сопроводительного письма

Кроме стилистики документа уделите внимание и структуре текста, ведь она тоже играет большую роль. Все должно быть оформлено так, чтобы было желание прочесть все до конца, тогда ваши шансы на успех только возрастут.

Правильно структурированная пояснительная записка состоит из следующих пунктов:

  • Приветствие. Обычно на сайтах вакансий и в газетах указывается конкретное контактное лицо, владеющее полной информацией о вакансии, поэтому письмо должно быть адресным (Уважаемы/ая… далее-фамилия и инициалы). Если фамилия, имя, отчество не указаны, то начать надо с приветствия «Добрый день!» или «Здравствуйте!». Обращение должно быть корректным, недопустимо использование слов разговорной речи.
  • Обозначение цели письма – указывается, какая именно вакансия интересует, источник поступления информации о наличии вакантной должности («В газете «Работа 63» размещена информации о наличии в Вашей компании вакантной должности…(название)». «Прошу рассмотреть мою кандидатуру на указанную должность…»);
  • 2 – 3 предложения об имеющемся опыте работы в аналогичной должности («С 1999 г. по 2011 г. занимал должность…» или «имею многолетний опыт работы…») и коротко о сильных личных сторонах;
  • Обозначение интереса занять именно эту должность в этой компании и предложение рассмотреть кандидатуру («вакансия заинтересовала меня, так как…», «прошу рассмотреть мою кандидатуру на должность…»).
  • Выражение благодарности за уделенное внимание и время, потраченное на чтение письма, и готовности к личной встрече («благодарю Вас за проявленный интерес к моему резюме…», «буду рад ответить на все вопросы при личной встрече…»).
  • Контактная информация, подпись, дата.

Грамотно подготовленное сопроводительное письмо, кроме привлечения внимания к резюме, помогает в достижении и других немаловажных целей:

  • демонстрируется образованность, грамотность и знание делового этикета;
  • обращается особое внимание работодателя на мотивацию соискателя;
  • выражается  интерес именно к этой компании с указанием, что именно показалось привлекательным.

Все гораздо проще при заполнении резюме на сайте работодателя или кадрового агентства. Там можно заполнить стандартную анкету, а для сопроводительного письма существует специальное окошко, в котором и размещается нужная информация. Объём сведений также указан — не более 1000 знаков, например. Этого вполне достаточно, чтобы дать краткие сведения о себе.

Сопроводительное письмо, написанное в официально-деловом стиле, должно иметь небольшую эмоциональную окраску для того, чтобы привлечь интерес работодателя, убедить его рассмотреть резюме раньше остальных. Пояснительная записка не достигнет нужной цели, если не будет иметь скрытого, завуалированного эмоционального подтекста, который выражается не языком написания, а содержательной стороной, скрытой за нейтральным тоном изложения.

Еще один вариант сопроводительного письма:

  • Приветствие. Доброе утро/вечер – лучший вариант.
  • В вакансии указывается ответственное лицо. Указание менеджера в письме является хорошим тоном. Например, «Доброе утро, Иван Иванович».
  • Нужно ссылаться на источник, где вы нашли вакансию. Если вы это делаете, через официальный источник, то ссылаться никуда не нужно.
  • Дальше основная суть. Коротко, буквально два-три предложения, расскажите, почему вы так хотите работать в этой организации. Важно: пишем именно почему в компании, а не почему на должности. Чтобы правильно это написать, узнайте что-нибудь об этой фирме и используйте эту информацию. «Я бы хотела работать в вашем холдинге, потому что мне нравится ваш подход к клиенту. Я считаю, что он самый эффективный и хочу всегда использовать его в своей работе».
  • Далее пишем о своих преимуществах, но не нужно все переписывать из резюме.
  • Если вас об этом не просят, не нужно писать о своих огромных планах и ярких амбициях. Это неинтересно.
  • Не нужно оправдываться. Не обращайте внимания на то, что вас уволили или не работаете уже некоторое время.
  • Исключаем все банальные и скучные шаблоны: «Я легко всему учусь», «Я ответственный и обязательный сотрудник», «Я пунктуален и не опаздываю» и все такое. Человека, который читает такое по сто раз на дню, будет просто раздражать.
  • В заключении нужно показать, что вы готовы ответить на все вопросы по телефону, почте или лично. Далее нужно указать все свои контакты. Они уже есть в резюме? Не страшно, этого требует деловой этикет.

Что не стоит писать в пояснительной записке?

Не стоит в письме использовать специальную терминологию, если есть сомнения в правильности понимания значения терминов, или не относящиеся к деятельности организации. Пояснительная записка составляется на том же языке, что и резюме (если речь идет о вакансии в иностранной компании). Не рекомендуется расплывчатость информации. Все дополнительные вопросы будут заданы во время собеседования.

Нельзя, подчеркивая личные достоинства, использовать сравнения («я решу поставленные задачи лучше, чем кто-либо…»). Излишняя амбициозность и хвастовство вряд ли добавят очков соискателю в глазах рекрутера.

Не стоит детально описывать факты собственной биографии. Важны только сведения, подчеркивающие пользу кандидата для компании. В сопровождающем письме не допустимы попытки разжалобить работодателя описанием трудного материального положения или недопонимания на предшествующем месте работы.

Прежде чем направить пояснительную записку, следует объективно оценить объем (2 – 3 абзаца – максимум, который привлечет внимание рекрутера и не утомит его при прочтении) и тщательно проверить текст на наличие орфографических ошибок. В подготовке текста поможет использование словарей, справочников, текстовых редакторов.

Задача резюме – создание образа самодостаточного, активного и грамотного работника. Профессионала, регулярно повышающего свою квалификацию, готового выполнить любую работу качественно и в срок.

Еще раз отметим, что писать и делать ни в коем случае не нужно:

  • Показывать чувство юмора. Веселые истории и остроумные комментарии абсолютно не уместны и будут лишними.
  • Писать о себе то, что никак не касается работы, которую вы хотите получить. Даже если вы волонтер, который помогает сиротам и старушкам, или местный супергерой отмечать это в своем письме не нужно.
  • Включать в дополнение сленг, вульгаризмы и абсцессную лексику также не нужно.
  • Писать о том, что ваш предыдущий начальник вас доставал, а коллектив – это стадо баранов и все подобное не надо. Такое повествование создаст о вас плохое впечатление, что вам очень не выгодно, да и обижать других даже заочно не стоит.
  • Постоянно перепрыгивать между темами и рушить всю логику изложения тоже неправильно.

Поиск работы – важный период жизни. Люди могут долго заниматься выбором должности, которая им подойдет. Просмотр вакансий, составление резюме – знакомые многим пункты этой деятельности, но есть еще один – сопроводительное письмо. В большинстве случаев его просто игнорируют, даже не представляя себе, что такой документ может увеличить шансы получения должности, которую вы хотите. Но ведь его еще нужно составить и оформить. Как сделать это без ошибок? В этом деле есть много правил и нюансов.

А стоит ли вообще писать сопроводительное письмо?

Составлять письмо или не придавать ему значения нужно решать самостоятельно, никого не слушая. Не стоит торопиться с выбором. Для начала стоит уточнить смотрят ли работодатели на такие приложения к резюме, а еще узнать, для чего они вообще нужны. После этого можно принять решение.

Сопроводительное письмо – это дополнительная часть резюме, помогающая работодателю создать более детальный образ потенциального сотрудника. Оно раскрывает ваши умения и навыки, а также выделяет факт, что вы нужный для той или иной фирмы сотрудник.

Однако на практике можно увидеть, что люди упускают простую возможность улучшить впечатление о себе. Причиной этому может быть неуверенность в своих способностях, непонимание своих положительных качеств или просто боязнь того, что таким образом можно показаться хвастуном и слишком самоуверенным человеком.

Такое письмо составляет примерно треть населения страны, искренне веря, что приложение к резюме увеличит вероятность получения то или иной должности. И в этом они нисколько не ошибаются. Статистика показывает, что сопроводительные документы решают очень многое в плане трудоустройства.

Специалисты по кадрам уделяют большее внимание тем резюме, в которых можно найти максимальное количество информацией о респонденте, еще не проводя собеседование. Так они сразу исключают неподходящие кадры и экономят не только свое время, но и время соискателей. А время, как известно, нужно всем.

Именно те личности, которые могут правильно себя продать, привлекают внимание кадровиков. Если человек, который ищет работу, может заявить о себе, как о первоклассном специалисте, и убедить в этом любого, то он сможет и успешно представлять фирму и проводить сделку. Такие кадры особенно ценятся в любой организации.

Большое количество менеджеров по кадрам не рассматривают заявки приложений и дополнений.

Ранее такой подход был только на западе, а сейчас он обретает популярность на нашей территории. Приложения к резюме помогают оптимизировать работу кадровиков и сэкономить время и соискателя, и работодателя.

Благодаря приложениям, отпадает необходимость проводить большое количество собеседований, ведь уже без этого отсекается значительное число кандидатур.

Отношение российских работодателей к сопроводительным письмам

Ранее уже было отмечено, что многие специалисты очень хорошо относятся к резюме с приложенным к нему письмом. В большей степени это относится к должностям, связанным с продажами и работой с людьми. Это не исключает и тех людей, которые считают такое приложение наглостью и высокомерностью, но они обычно не работают в крупных и ведущих организациях. Зачем тогда вообще тратить на них свое личное время и нервы?

Сейчас очень популярны различные тренинги и все подобное, а значит, вполне вероятно, что через некоторое время каждый работодатель будет обращать свое внимание не только на резюме, но и на сопроводительное письмо, т.е. его наличие и содержание.

Если вы хотите получить хорошую работу и начать свой карьерный рост, нужно научиться составлять правильное сопроводительное письмо.

Важно не забыть, что письмо – это очень серьезный документ, а значит, его оформление должно быть аналогично деловой переписке. Здесь имеют место несколько правил, которые нужно учесть, чтобы Ваше резюме не раздражало работодателя:

  • В любой форме печатной или электронной письмо идет отдельно от вашего резюме.
  • В электронной почте его нужно вставить в само письмо, а резюме прикрепить отдельным документом. Менять этот порядок ни в коем случае не нужно.
  • Не забывайте про заголовок, стандартный шрифт (не нужно красоваться), дату отправки документа.
  • Полужирное начертание при оформлении заголовков нужно только, если в этом действительно есть необходимость.
  • Основные разделы – то, о чем нужно написать в этом документе и ничего лишнего.
  • Обязательно нужно указать должность, на которую вы претендуете.
  • Если вы пишете не в рамках портала, то нужно сослаться на источник вакансии.
  • Обязательно указываются причины, по которым вы хотите работать в это организации.
  • Не забудьте показать параметры, по которым превосходите других претендентов.
  • Всегда должно быть желание и готовность пройти обучение при необходимости.
  • Лучше всего отметить временные рамки, когда вы готовы принять телефонные звонки.

При составлении сопроводительного письма люди допускают много ошибок. Чаще всего это:

  • Излишняя водность и лирика. Не нужно путать этот документ с письмом или очерком. Рассказы о вашей доброте и отзывчивости в серьезном документе никому не интересны. Пишите все четко и по делу без скучных описаний и всего подобного.
  • Краткость. Писать о себе лаконично – это талант, а люди с талантами всегда в цене. Не нужно увлекаться длинным повествованием. Если о вас захотят узнать подробнее, спросят при собеседовании.
  • Биография. Не нужно отправлять с вашим резюме вашу полную биографию, вряд ли она вызовет восторг и большой интерес.
  • Лишняя показуха. Нужно себя продавать, а не хвастаться. Каждое свое достоинство нужно доказывать поступками. Лучше всего убрать из письма все высокомерные и громкие предложения, которые оттолкнут от вас потенциального работодателя.
  • Писать смайлики, скобочки и подобные символы и знаки в серьезном документе ни в коем случае нельзя, так как это неуместно. Кроме того, так вы покажете свою несерьёзность.

А если вакансии, на которой вы уже работали, не представлено то, как нужно написать и оформить свое сопроводительное письмо?

Показывать свою честность – это очень даже правильно. Но не нужно мечтать о том, что кадровик сразу проникнется к вам от фразы: «У меня нет опыта, но я обязательно этому научусь».

Конечно, вы неопытный сотрудник, вероятно, вы недавно закончили ВУЗ или колледж, но опускать руки не нужно. Вам нужно быть готовым к любой деятельности, хотя бы в теории. Найдите и почитайте в интернете информацию об этой должности, а затем укажите эти источники в дополнение к вашему резюме.

Если вы посещали тренинги и получили сертификаты или работали дистанционно, напишите об этом. Вы получите еще один плюсик для своей кандидатуры. То, что вы учитесь работать в этой сфере или должности, порадует потенциального начальника.

Кроме того, можно похвалить методику работы компании, естественно обоснованно. Например: «Мне очень нравится ваш подход к изучению иностранных языков. Я считаю, что он очень эффективный. Мне бы очень хотелось испытать свои навыки на практике».

Последние правки и письмо готово

  • Итак, как только весь текст уже готов, прочтите его от начала и до конца и проверите его. Никаких ошибок и опечаток быть не должно. В любой сфере ценятся грамотные люди.
  • Обязательно проверьте все пункты. Ни в коем случае нельзя пропустить обязательные разделы.
  • Проверьте, правильно ли написан адрес электронной почты и номер телефона.
  • Поправьте все поля. Весь текст должен быть написан одним шрифтом. Лучший вариант стандартные типы.

Подводя итоги всему выше сказанному, отметим, что сопроводительное письмо к резюме может сыграть решающую роль при приеме на работу. Поэтому лучше лишний раз потратить на то время и увеличить свои шансы на успешный исход. Естественно, нужно также обратить внимание на правила оформления и структурирования, ведь это важный документ. Никакой импровизации здесь точно быть не должно. Этого могут не оценить.

Конечно, далеко не каждая фирма в принципе обращает внимание на какие-либо дополнения к резюме, поэтому перед тем как начать писать письмо, лучше хорошенько подумать и проанализировать, а нужно ли это вообще.

Так или иначе, писать или не писать – личный выбор каждого и влиять на него никто не должен. Если вы все-таки решили уделить этому свое время подходите к письму ответственно, и тогда у вас получится правильный документ. Главное не забудьте и про свое резюме, ведь письмо даст нужный эффект только в совокупности с ним.

Помогла статья? Оцените её
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
Добавить комментарий